PİYASALAR

Dijital ofislerin olmazsa olmazı: Baskı ve doküman yönetimi

Dijital dönüşen ofislerde en temel fonksiyonların başında iş süreçlerinin dijital ortama taşınması, kâğıt ve belgelerin elektronik hale getirilip dijital olarak depolanarak saklanması geliyor. Faks, fotokopi, yazıcı gibi pek çok baskı ve görüntüleme fonksiyonunu bir arada barındıran çok amaçlı baskı sistemleri, ofislerin dijitalleşmesini sağlayan çözümleri oluşturuyor.

Esnek çalışmanın yaygınlaşması; çalışanlara daha geniş bağlantı imkanı ve hareket özgürlüğü sağlayan teknolojilerdeki gelişmeyi de beraberinde getiriyor. Dijital dönüşüm, çalışma biçimlerindeki bu yeni eğilimin temellerini de şekillendiriyor. Ofislerdeki doküman iş akışları ve yönetimi süreçlerini mobilite, güvenlik, çevrecilik, verimlilik ve maliyet temelinde analiz edip en uygun çözümü seçmek bir zorunluluk haline geldi. Basılı dokümanların dijitalleştirilerek arşivlenmesi, elektronik ortamdaki dokümanlara hızla erişilip işlenmesi, iş akışlarına entegre edilmesi ve kurumsal içerik yönetimi bugün her şirketin belli başlı uygulamaları arasında yer alıyor. Kağıt tabanlı süreçler dijital hale geldikçe ve iş dünyasında üretilen veri miktarı her geçen gün katlanarak arttıkça, doküman yönetimi giderek daha da vazgeçilmez bir iş fonksiyonu haline geliyor. Bu çerçevede iş akışı uygulamaları da şirketlerin günlük işlemlerine hızla entegre edebilecekleri, verimliliği ve bölümler arası iş birliğini artırmak için kullanabilecekleri popüler ve düşük maliyetli bir araç olarak ön plana çıkıyor. Pek çok şirket fiziksel depolama alanlarını küçültmek için belgelerini dijitalleştirmek istiyor. Çünkü dijital dönüşüm şirketlerde kağıt ağırlıklı iş süreçlerini dijitalleştirmeye ve elektronik iş akışlarından faydalanmaya teşvik ediyor. Ancak iş dünyasında tamamen kağıtsız ofisler ve şirketler yerine kağıdın daha az ve gerektiği kadar kullanımına doğru giden bir eğilim söz konusu. Peki, verimli, tasarruflu ve daha az kağıt kullanmak için şirketler nasıl bir baskı sistemi, doküman yönetim sistemi uygulamalı?

KAĞIT VE DİJİTAL ORTAM ARASINDAKİ ÇOK FONKSİYONLU SİSTEMLER
Bugün geleneksel kağıtlı işlemler ile son teknoloji dijital tekniklerin etkileşim içinde, bir arada kullanılabildiklerini görüyoruz. İş akışı çözümleri ve ağ üzerinden cihaz yönetimi araçları, akıllı çok fonksiyonlu baskı sistemlerinin (Multi Function Printers-MFP) sağladığı olanaklardan da yararlanarak kağıt ve baskı dünyaları arasındaki bağı güçlendiriyor. Faks, fotokopi, tarayıcı, yazıcı gibi özelleştirilmiş çözümleri bir araya getirerek belgeleri tarayıp arşivlere veya belirli uygulamalara yönlendiren ve bu belgelerin makineler tarafından okunabilir, paylaşılabilir ve çok daha kolay denetlenebilir olmasını sağlayan çok işlevli yazıcılar, hem gelecekte hem de günümüzün ofis ortamında yerlerini korumaya devam edecekler. Çünkü MFP'ler daha güvenilir, düşük toplam sahip olma maliyetli ve kullanıcıları daha az meşgul edecek biçimde tasarlanıyor. Kimlik doğrulamalı baskı özellikleri baskı işlerinin yalnızca yazıcıda doğrulandığında basılmasını sağlıyor. Doküman yönetimi çözümleri ofis çalışanlarının baskı işlerini belli bir anda ofisteki hangi cihazların serbest olduğunu değerlendirebilen ve böylece fotokopi kuyruklarını ciddi ölçüde kısaltan merkezi bir uygulamaya göndermelerine olanak tanıyor. Toplam veri hacminin hızla arttığı, çalışanların mobil cihazlar üzerinden iş yaptığı bir ortamda belgelerin güvenli bir şekilde yönetimi ve arşivlenmesi de önem kazanıyor. Akıllı MFP'ler bu noktada dijitalleşmeye katkıda bulunuyor. Bu MFP’lerde bulunan belgelerin doğrudan e-postaya ya da arşivlemek amacıyla ağda bulunan bulut tabanlı bir klasöre tarayabilme özelliği belgelerin tek bir konumda arşivlenebilmesini iş süreci otomasyonunun önemli özelliklerinden biri olarak tanımlayan şirketler için ideal hale getiriyor. Çok fonksiyonlu yazıcılar son yılların popüler teknolojisi olan nesnelerin interneti sayesinde çok daha efektif kullanım özelliklerine kavuşuyor. Yazıcılara yerleştirilmiş sensörler sayesinde yazıcılarda ne kadar kağıt ve toner kullandığını şirkete söyleyip daha fazlasını otomatik olarak sipariş edebilir. Aynı zamanda yazıcıların bozulması ve devre dışı kalması olasılığını önceden algılama; periyodik bakım sürelerini bilerek her iki durumda da teknik servise yönlendirme yapabilir. 

YÖNETİLEN BASKI HİZMETLERİYLE SİZ İŞİNİZE ODAKLANIN
Ofislerin dijitalleşmesinde yönetilen kurumsal baskı sistemlerinin önemli bir yeri bulunuyor. Şirketler mobil, esnek ve dijital çalışma ortamlarında baskı ve doküman yönetimlerini doğru ve verimli kullanıp yönetemeyebiliyor. Bu durumda yönetilen baskı hizmetleri çözümleri, şirketlerin imdadına yetişip fiyat/performans dengesini sağlamaya yardımcı olabiliyor.  

Yönetilen baskı hizmetlerinde amaç, şirketin tüm baskı ve doküman süreç yönetimini kendisi yapmak yerine bu konuda uzman bir şirkete devretmesi esasına dayanıyor. Şirketlerin bu hizmeti almadan önce kritik bazı sorulara da yanıt vermeleri gerekiyor. Örneğin şirket yazıcılarını nasıl kullanıyor ve gerçekte ne kadarına ihtiyacı var? Hangi tür yazıcılara ihtiyaç var? Ne tür baskılar alınıyor? Mobil çalışma oranı ve baskı ihtiyacı nedir? Bilgi güvenliği ne kadar önemli? Doküman paylaşım oranı ne? Yazıcıların bozulma periyodu ne? Hangi sıklıkta bakım, servis ve onarıma ihtiyaç duyuyorlar? Tüm bu sorulara yanıt vermek güvenilirlik, maliyet ve performansı dengelemeyi gerektiriyor. Doğru ve efektif baskı ve doküman yönetimi yapamayan, cihaz seçimi yapmayan şirketlerde maliyet unsurları sürekli artıyor ve verimlilik düşüyor. Bu nedenle yönetilen baskı hizmetleri alabilecekleri şirketlere yönelmeleri yerinde bir seçim olacaktır. 

BASKI YÖNETİMİNDE GÜVENLİK
Ağa bağlı çalışan çok fonksiyonlu yazıcı sistemlerinin güvenlik riskleriyle karşı karşıya olduğunu her zaman göz önünde bulundurmak gerekiyor. Ne yazık ki çoğu şirket için bu konuyu önceliklendirmemiş durumda. Şirketin güvenlik stratejisi belirlenirken baskı işlemlerinin üretkenliğin önüne geçmemesi için doğru bir güvenlik planlaması yapılması kritik oluyor. Örneğin yeni teknolojilere yatırım yapmak, güvenlik denetimlerini periyodik uygulamak, farklı tedarikçilerden alınan ürün ve hizmetlerin iyi denetlenmesi ve baskı ortamlarının yönetimi güvenlik riskini de ortadan kaldıracaktır. 

ÇEVRE DOSTU BASKI SİSTEMLERİNE YATIRIM 
Akıllı baskı çözümleri ve elektronik doküman paylaşım teknolojileri sayesinde şirketler kağıt tasarrufu sağlarken aynı zamanda doğaya zararlı atıkların oluşmasını engellemiş oluyor. Çift taraflı baskı sistemleri sayesinde şirketler kağıt tasarrufunu sağlayabiliyor. Aynı zamanda belgeler dijital ortamda tutularak kağıt kullanımının önüne geçilmiş oluyor. Bir başka unsur da teknoloji geliştiren şirketlerin mürekkep ambalajlarının çevreye zarar vermemesi için ürün geri dönüşüm programları uygulayıp uygulamadıkları takip edilmesi gereken bir nokta. Yanı sıra daha az enerji tüketen ürünler geliştirmesi ve şirketlerin de baskı sistemlerine yatırım yaparken tüm bu unsurları göz önünde bulundurarak değerlendirme yapmaları hem şirketleri hem de çevre için son derece önemli.

 

Toplam sahip olma maliyeti odaklı teknoloji geliştiriyoruz

Dijital ofislerin önemli sacayaklarından biri olan baskı ve doküman teknolojileri, son dönemin trend konuları olan mobil ve buluta yazdırma esnekliği sağlamasının yanı sıra toplam sahip olma maliyetinde de avantaj sunuyor. Epson’un iş süreçlerini hızlandıran, kısaltan ve kolaylaştıran baskı teknolojileri aynı zamanda ürünlerin toplam sahip olma maliyetlerinde de önemli bir fark yaratıyor. Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Engin Hıraoğlu sorularımızı şöyle yanıtladı…

Kurumsal baskı sistemleri, baskı yönetim merkezi, entegre baskı yönetimi, çok fonsksiyonlu baskı sistemlerinin dijital ofisler açısından önemi nedir?

Dijital ofislerin en önemli ihtiyaçlarından biri baskının alınma şekline sağladığı esneklikten geçiyor. Epson’un ‘mobil’ ve ‘buluta yazdırma’ hizmetleri; evde, ofiste ve hareket halindeyken akıllı telefonları ve tabletleri kullanarak kablosuz olarak yazdırma ve tarama yapabilmenizi sağlıyor. Ofisin en az kontrol edilebilen maliyeti diyebileceğimiz gereksiz çıktı alımı, baskının takip edilebilmesi ile denetlenebilir ki baskı hizmetlerinin yönetilebilmesi bu noktada günden güne önem kazanıyor. Yoğun baskı ve tarama ihtiyacına yönelik tasarlanan Enterprise serisi yazıcılarımızda 100 sf./dk. baskıyı 110 sf./dk. tarama hızı ile birleştirdik. 100 bin sayfa siyah, 50 bin sayfa renkli baskı kapasitesi ile kesintisiz çalışma imkanı sunuyoruz.  Ayrıca Epson Print Admin adlı kullanıcı yönetim yazılımı ile istediğiniz yazıcıdan güvenli baskı alabilir ve kağıt baskı maliyetlerini optimize etmek için kullanıcıları çift taraflı veya siyah beyaz baskıya yönlendirebilirsiniz. Dijitalleşme için en önemli etkenlerden biri olan yatırımın ‘Toplam Sahip Olma Maliyeti’. Epson ürünlerinin geliştirilme felsefesi de ileri teknoloji ve toplam sahip olma maliyetinde avantaj yaratmak üzerine. Bir ürünü düşük fiyata alıp kullanırken gerek sarf malzemesi gerekse enerji gibi konularda yüksek bedeller ödemek kullanıcı için yüksek maliyet demektir. Biz yazıcılarımızda sayfa başı baskı maliyetini ve enerji tüketimini minimize ediyoruz. 

> Dijital baskı yönetimi, doküman ve bilgi yönetimi sistemleri için nasıl kolaylıklar sağlıyor?

Dijital baskı sayesinde dokümanları ve bilgiyi yöneterek iş süreçlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmak mümkün. Bu aşamada doğru ofis yazıcılarının tercih edilmesi önemli. Epson olarak çevreye ve kullanıcıların sağlığına duyarlı ürünler üretirken yüksek kapasiteli mürekkep poşetli sistemimiz sayesinde baskı maliyetlerini azaltıyoruz. Kullanıcı ve BT birimlerinin en önemli sorunlarının başında yazıcılara bağlanma, uzaktan yönetebilme, kolay kurulum ve kullanım geliyor. Bir modelimizle net örneklendirme yapmak isterim. Epson WF-C869 model yazıcımızda kullanılan mürekkep paketi sistemi sayesinde 86 bin sayfa siyah beyaz ve 84 bin sayfa renkli baskı almak mümkün. WorkForce serisindeki diğer tüm yazıcılarda olduğu gibi bu modelimizde de faks, fotokopi, tarama, netwok, Wi-Fi, özellikleri mevcut. Dolayısıyla kullanıcılar doküman ve bilgi yönetimi sistemine kolaylıkla entegre olabiliyor.

Günde 3 bin sayfa ve üzeri baskı alan tüm kurumların yeni çözümü

Geliştirdiği yüksek teknolojilerle yazıcı sektöründe yön verici bir role sahip olan Epson, dakikada 75 ve 100 sayfalık baskı hızına sahip olan WorkForce Enterprıse WF-C17590 ve WF-C20590 modellerinin Türkiye’de satışa sunulmasıyla yeni bir iş alanına girdi.

Baskı ihtiyacı oldukça yüksek olan banka genel müdürlükleri, hastaneler, okullar gibi tüm kurumlar için şimdi ideal bir çözüm var. Günde 3 bin sayfa ve üzeri baskı alan tüm kurumların Epson’un yeni çözümünden yararlanmasının getireceği avantajları Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Engin Hıraoğlu’ndan dinledik. 

Baskı garantisi: 6 milyon sayfa 
Günde 3 bin sayfa ve üzeri baskı alan tüm kurumların Epson’un yeni çözümünden yararlanmasının büyük avantaj getireceğini belirten Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Engin Hıraoğlu; “Baskıda yüksek kalite ve kapasite konusundaki iddiamızı her zamanki gibi sürdürürken kurumsal segmente özel ‘yerinde teknik hizmette 5 yıl’ gibi farklı bir çözümü de sunuyoruz. Yüksek kapasitede baskı ihtiyacını Epson’un WF-C17590 ve WF-C20590 modelleriyle 5 yıllık garanti paketi dahilinde karşılamayı tercih edecek kurumlar ortalama 6 milyon sayfalık baskıyı da garanti etmiş oluyor. Bu paket dahilinde yerinde teknik servis hizmeti ve anında müdahale de iş akışındaki verimliliği maksimize ediyor” dedi. 

"Kurumsal baskı çözümlerinin kaderi bizimle değişecek"
WorkForce Enterprise WF-C17590 ve WF-C20590 modellerinin satışa çıkmasıyla yeni bir segmente girmekten heyecan duyduklarını belirten Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Engin Hıraoğlu sözlerine şu şekilde devam etti: “Biz teknoloji üreten bir firmayız. Günde 1.3 milyon dolarlık Ar-Ge yatırımıyla, rol aldığımız her alandaki çözümlere yeni soluklar getiriyoruz. Dakikada 100 ve 75 sayfalık baskı hızı yeni girdiğimiz bir alan. Ancak Epson baskı kalitesi, hız, sayfa başı baskı maliyeti, satış sonrası hizmet kalitesi olmak üzere tüm doneleri birlikte düşündüğümüzde kurumsal baskı çözümlerinin kaderini değiştireceğimizi rahatlıkla söyleyebiliriz. Bu alanda tüm modelleri inkjet olan tek marka biziz ve iş baskısının geleceği de ‘inkjet’ tir.”

Lazere göre yüzde 96’ya varan elektrik tasarrufu
Gelecek nesil süper hızlı çevre dostu profesyonel mürekkep püskürtmeli yazıcı Epson WorkForce Enterprise WF-C20590, yüksek hacimli baskı ihtiyacı olan tüm şirketler için ideal. Neredeyse bir departman fotokopi cihazı bütçesine, daha az sarf malzemesi ile, yalnızca inkjet teknolojisinin sağlayabileceği çevre dostu kazanımlar bu modelle geliyor. Epson WF-C20590, özel bir güç kaynağı gerekmeksizin, aynı hızı sunan lazer teknolojisine sahip bir ürüne göre elektrik kullanımını yüzde 96’ya varan oranda azaltarak çevreci performansta da fark yaratıyor.

Mürekkebinizi sistem kontrol ediyor
Epson’un geliştirdiği EDA (Epson Device Admin) yazılımıyla sistem mürekkep durumunu kendisi kontrol ve tespit ediyor. Merkeze otomatik giden bilgi sayesinde kullanıcılar mürekkebin bitmesi gibi bir tehlikeyle karşılaşmıyor.

Güvenli baskı çözümleri ile baskı maliyetleri düşüyor
Epson Print Admin programı sayesinde ağınızdaki tüm Epson yazıcıları takip etmek, istediğiniz herhangi bir yazıcıdan dokümanınızı basmak ve tarama yaparak kişisel klasörünüze aktarmak çok kolay. Çift taraflı baskıya özendirmek, gerekmedikçe renkli baskı aldırmamak gibi özel uyarılarla maliyetlerinizi de düşürebilirsiniz.

Otomatik zımbalama ve istiflemede 4 bin sayfa kapasiteli ünite
İlk teslimdeki mürekkep kapasitesinde 100 bin sayfalık siyah ve 50 bin sayfalık renkli baskıyla oldukça iddialı olan Epson WF-C20590’ı üstün kılan bir diğer özellik ise zaman ve işçilik tasarrufu sağlayan 4 bin sayfalık zımbalama ve istifleme ünitesi. 


Epson WF-C17590 ve WF-C20590’ın temel özellikleri: 
> A3 boyutunda baskı kafası
> 75 sf./dak. 600x 2400 dpi baskı kalitesi  (WF-C17590)
> 100sf./dak. 600x 2400 dpi baskı kalitesi  (WF-C20590)
> Yüksek hızlı DualScan (simpleks / dubleks): 
60 / 110 ipm
> Düşük güç tüketimi - 320 W (180 W'a kadar düşebilir)
> Varsayılan 600 x 1200 dpi - 600 x 2400 dpi değerine 
kadar yüksek baskı kalitesi
> Renkli, MP tepsisi kullanımı ile SRA3 boyutuna kadar 
60 -350 gr.  kağıt
> Epson Open Platform'una hazır
> Yüksek kapasiteli mürekkep kartuşları: K = 2 x 50K, 
CMY = 50K
> DURABrite pigmentli mürekkepler
> 9-inç renkli kullanıcı dostu TP ekran
> İsteğe bağlı kağıt besleme ile maksimum 5.350 sayfa 
(80 gr.) kağıt girişi
> İstifleme ve zımbalama ile 4.000 sayfalık belge kaplama 
ünitesi mevcut.
> Nozül Onaylama Teknolojisi ve nokta yedekleme, tutarlı 
baskı işlemini garantiler.
> Elektrostatik taşıyıcı kemer baskı anında kağıdın 
tamamen düz olmasını sağlar.
> PDL (PCL 5/6, PostScript 3, PDF), ESC/P-Raster dahil 
baskı dili uyumluluğu