Aşırı bilgi yüklemesi, verimliliğimizi sürekli sabote ediyor. Dolayısıyla her liderin, her kurumun ve her çalışanın verimliliklerini artıracak unsurları göz önünde bulundurması gün geçtikçe daha da önem kazanıyor. Türkiye’nin önde gelen kurumlarına verimliliklerini nasıl artıracaklarına yönelik danışmanlık hizmeti sunan FranklinCovey’in Türkiye ve Azerbaycan CEO’su Selda Bağlan’ın 5 aşamalı verimlilik tavsiyeleri, sizin için yeni bir yol haritası olabilir.

VERİMLİLİĞİ ARTIRAN 5 UNSUR

01I Net bir vizyon ve net hedefler belirlenmeli

Bilginin arttığı bu dönemde, verimliliği olumsuz etkileyen konulardan ilki, net bir vizyon ve hedefin tanımlanmamış olması. Yapılan araştırmalar, şirket çalışanlarının sadece yüzde 15’inin, şirketin olmazsa olmaz hedefini bildiğini gösteriyor. 

Şirket verimliliğini artırmanın en etkili yollarından biri, vizyonu net olarak tanımlamak ve ardından hedefleri, tüm şirketin ele almasını ve sahiplenmesini sağlamak… Her çalışanın şirket hedefleri doğrultusunda önceliklerini belirlemesi gerekiyor.

02I Her çalışan kendi kritik performans kriterlerini bilmeli

Çalışanlar kendi etki alanları içindeki hedefleri bilmedikleri zaman günlük işlerinin yoğunluğu nedeniyle yoruluyor. Ama günün sonunda varmaları gereken ana hedefe hizmet edecek bir ilerleme de kaydedilmiyor. Çalışanlar varılacak hedefle ilgili net bir fikir sahibi olmadan ve bu yoldaki ilerlemelerini düzenli olarak ölçmeden, verimli bir çalışma performansına ulaşmakta zorlanıyor. Dolayısıyla mutlaka şirketin veya bölümün olmazsa olmaz hedeflerini öğrenmeleri, ona hizmet eden kendi kilit performans değişkenleri için bir üst yönetici ile el sıkışmaları gerekiyor.

03I Enerji korunmalı ve yenilenmeye açık olunmalı

Tüm bunları yapacak enerjiye sahip olmak ve bu enerjiyi gün içinde yenilemek de bir diğer önemli konu. Araştırmaya katılan kişilerin yüzde 74’ü, gün içinde gereken işler için yeterli enerjisi olduğunu söylüyor ancak aynı kişilerin sadece yüzde 66’sı bu enerjinin gün boyunca yenilenmesi için bir şeyler yapıyor. Son dönemde çok fazla sayıda tükenmişlik sendromu yaşayan çalışanla karşılaşılıyor. Yorgunluk kronikleşiyor ve çalışanların iç motivasyonu düşüyor. Gün içinde doğru beslenmek, sürekli hareket etmek ve ofis ortamının yarattığı postur bozukluklarının önüne geçecek aktiviteler yapmak gerekiyor.

04I Teknolojiye hükmedilmeli ve verimliliğe pozitif katkı sağlanmalı

Eğer teknolojiyi doğru yönetemezsek, zamanımızdan çalar. Yapılan araştırmalarda katılımcılar, görevlerini yerine getirmek için gerekli teknik veya teknolojik altyapıya sahip olduklarını söyleseler de burada bir dilemma var. Bu teknoloji veya teknik altyapının doğru kullanım oranı oldukça düşük. Bu da çalışanların birçok teknik ve teknolojik altyapıyla iç içe oldukları halde onları kullanarak verimi artıramadıklarını gösteriyor. Birçok firmada farklı farklı minimum iki ayrı teknik veya teknolojik altyapı (CRM, ERP vb) programları kullanılıyor. Çalışanlar bunların, kendi takvim veya iş listeleri ile entegre olamamasının getirdiği iş yükünden şikayet ediyor. Dolayısıyla elimizin altındaki teknolojik altyapıyı iyi öğrenerek ona hükmetmek ve o altyapıyı kullanarak verimliliği artıracak kolaylıkları programlamak gerekiyor. E-postaları önceliklendirmek ve kullanılan programlarla takvimi entegre etmek bunlardan sadece birkaçı...

05I Haftalık planlama ile düzenli ilerleme kurgulanmalı

Özellikle haftalık plan yapmanın ve her hafta bu plana uymanın verimliliğe katkısı yüksek. Haftalık planın içine mutlaka olmazsa olmaz hedefe hizmet edecek taahhütleri koymak ise ayrıca önem arz ediyor. Bu yıl, FranklinCovey’in çalışan sayısı 1000’in üzerinde olan şirketlerde görev yapan bin 100 beyaz yakalı ile yaptığı araştırmanın sonuçları, çalışanların sadece yüzde 54’ünün haftalık, yüzde 63’ünün ise günlük plan yaptığını gösterdi. Bu veri;  kısa vadeli işlere daha çok vakit ve enerji ayrıldığını gösteriyor. Katılımcılar planlarının bozulduğunu ve yaptıkları plana uyma oranlarının yüzde 75 civarında kaldığını belirtiyor. Bunun en büyük nedeni olarak ise yönetimden gelen önceliklerin sürekli değişmesi gösteriliyor. Çalışanların hedefe katkıları net tanımlanmamışsa ya da tanımlanan eylemler ölçülmüyorsa, önceliklerin hızlı değişmesi de kaçınılmaz. Bu durum, çalışanlara gün içinde çok iş yaptıkları hissiyatını veriyor. Özetle çok yoğunuz ama verimli değiliz.