Nuray Şuman / [email protected]

Şirketlerin iş süreçleri ve devlet ile olan ilişkilerinin dijital ortama taşınması anlamına gelen e-Dönüşüm projelerinin en kapsamlısı Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen e-fatura, e-defter, e-arşiv ve etrafındaki projeleri oldu. Vergi mükellefleri, dolayısıyla tüm şirketler e-fatura, e-defter, e-arşiv vb. uygulamalarıyla muhasebe, yevmiye ve kebir defterlerini artık elektronik ortamda oluşturup saklıyor ve onaylatıyor. İş dünyası bu uygulamalara kademeli olarak zorunlu geçiş işlemlerini yapıyor. Tüm bu işlemlerin de e-arşiv sistemlerinde tutulması ve saklanması zorunluluğu bulunuyor. 

2013 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ortaya koyduğu vizyonla başlayan e-Dönüşüm kapsamında o günden bugüne 73 bini aşkın mükellef faturalarını elektronik ortamda oluşturup saklamaya başladı. Zorunlu geçiş kapsamında olan e-fatura gibi işlemler dışında henüz zorunlu olmayan uygulamalar da söz konusu. 

2018 yılı 1 Ocak itibariyle, 2016 mali yılı cirosu 10 milyon TL sınırını geçen şirketlerin yasal zorunluluk olarak e-faturaya geçmesi gerekiyor. Ayrıca, yıllık cirosu 5 milyon TL'yi geçen ve internet üzerinden de satışı olan şirketlerin e-arşive geçmesi benzer zorunluluk kapsamında yer alıyor. Burada dikkat edilmesi gereken konu, internetten satış cirosunun 5 milyon TL'yi geçmesi değil, genel cironun 5 milyon TL olması. Bu yasal zorunluluğu göz ardı eden şirketler, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre ciddi cezai yaptırımlarla karşılaşabilecek. 2017 yılı dönüşüm entegrasyonu tarafında son derece hareketli geçti. E-fatura mükelleflerinden mal ve yolcu beraberinde eşya ihracı kapsamında düzenledikleri faturaları 1 Temmuz 2017’den itibaren e-fatura olarak düzenleme zorunluluğu getirildi. Ayrıca SGK’nin 1 Eylül 2017’de e-faturaya geçişi ile, SGK’ya fatura kesen e-fatura mükelleflerinin de faturalarını e-fatura olarak düzenleme zorunluluğu getirildi. Aralık 2017’de yayımlanan tebliğ ile de 2018 içinde e-irsaliye, e-müstahsil makbuzu ve e-serbest meslek makbuzu da e-dönüşüm entegrasyonu kapsamına alınıyor. 

e-irsaliye, e-MM ve e-SMM neler getirecek?

Vergi Usul Kanunu 487 sıra no.lu tebliğ kapsamında, Gelir İdaresi tarafından irsaliye, müstahsil makbuzu ve serbest meslek makbuzu e-Dönüşüm kapsamına dahil edildi. 1 Ocak 2018 itibariyle bu belgelerin kullanımı ihtiyari olarak başlayacak olup, şu an için herhangi bir limit veya zorunluluk tarihi belirlenmedi.

e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) uygulaması, Serbest Meslek Makbuzunun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlanmasını kapsayan bir uygulama.

1 Ocak 2018 tarihi itibariyle dileyen serbest meslek erbapları uygulamaya dahil olarak mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için kağıt ortamda düzenlemiş oldukları Serbest Meslek Makbuzunu elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenleyebilir, muhatabının talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda iletilebilir, elektronik ortamda muhafaza edip Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda raporlayabilirler.

e-Müstahsil Makbuzu (e-MM) uygulaması da, müstahsil makbuzunun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, hem kağıt hem de elektronik ortamda muhafazası ve ibrazı ile elektronik ortamda raporlamasını kapsayan bir uygulama.
Söz konusu yeni ürünlere ek olarak, perakende sektöründe faaliyet gösteren ve belli işletme büyüklüğü ölçülerini aşan ve güvenli bilgi sistemlerini kullanan şirketlere, Tebliğde öngörülen şartları sağlamaları koşuluyla eski nesil ödeme kaydedici cihazlarını (ÖKC) alış faturası tarihinden itibaren 10 yılı geçmeyecek şekilde mali hafızaları doluncaya kadar kullanma imkanı veya bütün satışlarına e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlemeleri halinde ise ÖKC kullanma muafiyeti imkanı getirildi.

e-Dönüşüm süreci nasıl işliyor, ne kazandırıyor?

Şirketler, e-Dönüşüm süreçlerine e-fatura, e-arşiv ve e-defter uygulamalarını hayata geçirerek başlıyorlar. Bu uygulamalar, günlük faturalaşma ve muhasebe süreçlerinin fiziksel ortamdan elektronik ortama taşınmasını ve içeride gerçekleşen tüm muhasebe işlemlerinin hızlanmasını, eski faturalarını dijital ortamda saklayabilmelerini ve gerektiğinde rahatlıkla ulaşmalarını sağlarken arka planda da kağıt, mürekkep, basım, kargolama gibi süreçlerde ciddi bir maliyet ve zaman tasarrufu sağlıyor. Örneğin e-irsaliyede, e-faturanın 4 katı kadar tasarruf sağlanması bekleniyor.

Ticaret ve iş süreçlerinin dijital ortama taşınması ile iş süreçleri çok daha kolay ve düşük maliyette gerçekleştirilebiliyor. Ülkemizde yıllık 6 milyarı aşkın fatura işlemi gerçekleştiğini düşündüğümüzde buna karşılık gelen arşivleme maliyetleri, kağıt, posta gibi giderlerin son derece azaldığını söylemek mümkün. 

Tüm bunların yanı sıra işlemleri hızlandırma ve kolaylaştırma, verimliliği artırma ve denetimi kolaylaştırma gibi etkileri de söz konusu. Entegrasyonda kamu ve özel sektör arasında karşılıklı bir fayda mekanizması oluşuyor.  Böylece de kayıt dışı ekonominin azaltılmasında çok önemli bir rol üstleniyor.