Duygu Sayıner / [email protected]

Canon’un her yıl ülkeler özelinde açıkladığı Ofis İçgörüleri raporundan bahseder misiniz?

Görüntüleme teknolojilerinin lider firması olarak hızla gelişen teknolojinin ofislerdeki güvenlik, otomasyon, baskı alma sistemleri üzerine etkilerini ve ofislerdeki teknolojik trendleri inceleyen bir araştırma gerçekleştiriyoruz. 2013’ten itibaren Orta ve Doğu Avrupa, Avrasya, Afrika ve Orta Doğu’daki ülkeler bazında yaptığımız araştırmanın sonuçlarını da Canon 2018 Ofis İçgörüleri Raporu adı altında kamuoyu ile paylaşıyoruz. Canon 2018 Ofis İçgörüleri Raporu ile hem ofis teknolojilerindeki yeniliklere ve eğilimlere ışık tutmaya çalışıyor, hem de işletmelerin rakiplerinden bir adım öne geçmesine yardımcı olmak istiyoruz. Yeni yayınladığımız Canon 2018 Ofis İçgörüleri Raporu’yla da Türkiye’ye odaklanarak ülkemizde kullanılan ofis teknolojilerini etkileyen yenilikler ile ilgili ihtiyaçları, eğilimleri açığa çıkarıyoruz. Bu değişikliklerin sektörleri nasıl etkilediğinin keşfedilmesine yardımcı olmaya çalışıyoruz.

Raporda da yer aldığı üzere fiziki çalışma alanlarının gelişen teknolojiyle birlikte karşı karşıya kaldığı tehditler nelerdir? Çalışma alanlarının dijitalleşmesinden detay paylaşır mısınız?  Özellikle baskı teknolojileri alanındaki dönüşümü nasıl yorumluyorsunuz?

Raporun sonuçlarına göre çalışma alanları, gelişen teknoloji paralelinde masalardan ofis dolaplarına kadar dijitalleşme eğilimi gösteriyor. Günümüzde bulut sunucuların ve mobil cihazların daha fazla tercih edildiği ofislerde, veriler ise dijital biçimlerde ve aynı anda çok sayıda belge üzerinde yer alıyor. Bu durum, iş akışı kağıt baskıları üzerinden gerçekleşen işletmelerin, dijitalleşme süreçlerinde çeşitli zorluklar yaşamalarına neden oluyor. Ofislerin dijitalleşmesi, firmaların işleyişlerinde, dijital yazılımları kullanmaları ve belgelerinin dijital ortamlarda bulunması anlamına geliyor. Rapor sonuçlarında Türkiye’ye bakıldığında işletmelerin yüzde 49’unun geçen yıla oranla daha fazla belge taradığı görünüyor. Bu durum, Türkiye’de kağıt kullanılan çalışma ortamlarından uzaklaşıldığını ve dijitalleşen çalışma biçimlerine geçiş yapıldığını gösteriyor. Tabii birçok kuruluş için dijitalleşme süreci beklenen hızda gerçekleşmiyor. Bu sonuca, araştırmaya katılanların yüzde 46’sının verdiği “geçen yıla oranla daha fazla baskı alıyoruz” yanıtından ulaşabiliyoruz. İşletmelerin büyük bir çoğunluğu, baskı almanın, tarama yapmanın ve fotokopi çekmenin kuruluşları için elzem olduğunu düşünüyor. Buna karşılık, iş akışlarını iyileştirmek için dijital yazılıma ve çözümlere daha fazla yatırım yapmayı planlayanların oranı ise yüzde 24. Bu da gösteriyor ki işletmeler, yüzlerini dijitalleşmeye çevirmiş ancak dijitalleşme sürecinin gerekliliklerini tam anlamıyla yerine getirememiş. Sonuç olarak, rapordaki veriler, işletmelerin bir sonraki adımının bilgi akışının daha erişilebilir ve kullanıcı dostu olmasını sağlayacak teknolojilere yatırım yapma isteği olacağına işaret ediyor.

Otomasyon uzun vadede ofis hayatını nasıl etkileyecek?

İşlem gerektiren elektronik belgelerin hacmindeki ve çalışma uygulamalarına uzaktan erişime olan ihtiyaçtaki artış, iş dünyasında yeni çalışma biçimlerine yatırım yapılmasını gerekli kılıyor. Araştırma, belge yönetiminin geleceğin ofislerinin ve dijital dönüşümün temelini oluşturacağına işaret ediyor. Bu oldukça anlaşılır bir durum çünkü belge taramaları mali ve operasyonel açıdan firmaların bütçe planlamalarında kritik bir öneme sahip. Aynı zamanda son dönemde kurumların iş süreçleri için ciddi bir tehdit oluşturan siber saldırıları da göz önünde bulundurursak belgelerin güvenilir bir şekilde depolanması büyük bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkıyor. Dolayısıyla işletmeler, arşivleme, dosyalama ve depolama sistemlerinde iyileştirme yapmaya ana iş hedefleri arasında yer veriyor. Otomasyonunun Türkiye’deki durumuna baktığımızda ise sorularımızı cevaplayanların yüzde 77’si gelecek bir dönemde belge çıktısı almayı durduracağını belirtiyor. Buna rağmen artan baskı alma oranını da hesaba eklersek dijitalleşmenin kısa bir zamanda gerçekleşmeyeceğini söyleyebiliriz.

Dijitalleşmeyle birlikte özellikle baskı güvenliği tarafında ne gibi gelişmeler bizleri bekliyor?

Bilgilerin hem fiziksel hem de elektronik ortamlarda var olması, güvenliğin önemine dikkat çekiyor. Daha önce de belirttiğimiz gibi siber saldırılardaki artış, bilgi güvenliği konusundaki endişeleri beraberinde getirmekle birlikte veri güvenliğini sağlamak için bilgi teknolojileri alanında yapılacak yeni yatırımların da önünü açıyor. Bu durumu fark eden ve Türkiye’de üst düzey yönetimi oluşturan yüzde 65’lik bir kesim, birkaç yıl içerisinde ofis içi belge ve bilgi güvenliğini yükselteceğini açıklıyor. Bununla birlikte belge güvenliğinde ofislerdeki en büyük tehlikeyi çok fonksiyonlu baskı, fotokopi ve tarama cihazları gibi teknolojiler oluşturuyor. Sonuçlar, veri güvenliği kapsamında araştırmaya katılanların yüzde 65’inden fazlasının, gizli belgelerin bir yazıcıda ya da fotokopi makinesinin üzerinde unutulmasından büyük bir endişe duyduklarını gösteriyor. Bu kapsamda önümüzdeki dönemde gizli belgelerin kaybolmasını engelleyecek altyapıya sahip özel baskı ve fotokopi makinelerine büyük bir talep doğacak gibi görünüyor. Bu aşamada da Canon olarak kapsamlı güvenlik çözümlerimizle yalnızca donanım satışı yapan rakiplerimize göre sektörde ön plana çıkıyoruz. 

Bulut teknolojisi iş yaşamını ve ofisleri nasıl dönüştürüyor?

Teknolojideki gelişmeler sayesinde çalışanların üretkenliğinde de ciddi bir artış gözleniyor. İşletme sahipleri ve üst düzey yöneticiler tabletler, akıllı telefonlar aracılığıyla da çalışanlarına 7/24 rahatlıkla ulaşabiliyor. Buna karşılık işletmeler ve çalışanlar iş süreçlerini hâlâ fiziki çalışma ortamlarına bağlı yürütüyor. Ofisin ortak ağlarına dışarıdan erişim oldukça sınırlı ve çok sayıda belge hala elektronik biçimde saklanmıyor. Gelecekte mobil çalışan sayısında, esnek çalışma saati imkanlarında büyük bir artış yaşanacak gibi görünüyor. Buna bağlı olarak da işletmelerin, mobil ve bulut tabanlı çözümlere doğru bir yönelme eğilimi mevcut. Raporumuzda, sorularımızı yanıtlayanların yüzde 65’i bulut uygulamalarına geçileceğini ve mobil uygulamaların er geç bir standarda ulaşacağını öngörüyor.

Canon’un dijital ofisler için sunduğu çözümler hakkında bilgi verebilir misiniz?

Dijitalleşmenin öncelikli konuların başında yer aldığı günümüzde Canon olarak, dokümanları dijitale aktarma, verileri güvenli saklama ve bu verilere güvenli bir şekilde kolayca tekrar ulaşma gibi ihtiyaçların tamamında müşterilerimizin hayatını kolaylaştırıyoruz. Günümüzde giderek artan şirket maliyetleri göz önüne alındığında sadece ilk yatırım maliyeti düşük yazıcı satın almak yerine tüm baskı ve doküman yönetimi maliyetlerini düşürecek çözümleri tercih etmek önemli bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkıyor. Bunu yaparken de yasalar ile zorunlu kılınan bilgi güvenliğini de en üst seviyede tutmayı hedefliyoruz. Bu kapsamda, baskı çözümlerinde müşterilerimize, en yüksek baskı kalitesi sunarken ekonomik baskı maliyetleri ile bütçe yönetimlerine de yardımcı oluyoruz. Aynı zamanda Canon yazılımı olan THEREFORE sayesinde de firmalara, tüm iş akışlarında, doküman yönetiminde ve şirket içi entegrasyonlarında çözüm ortakları olmayı teklif edebiliyoruz. Ek olarak Uniflow gibi yine kendi yazılımlarımız ile güvenli baskı ve maliyet yönetiminde de geniş ürün gamımız ile tüm çözümleri sunabiliyoruz.

Sizce geleceğin ofis teknolojileri nasıl olacak?

Günümüzde ofisler, profesyonel yaşamlarımızı sürdürdüğümüz belirli bir yer olma özelliğini kaybediyor. Mobil, daha hızlı ağ erişimi, bulut tabanlı sistemler sayesinde insanın olduğu herhangi bir mekan ofise dönüşebiliyor. Gelişen teknoloji ve dinamiklerle beraber yeni ofis araçlarının kullanıcı dostu olması, her yerden ulaşılabilir olması ve veri kaybına karşı önlem içermesi gerekiyor. Gerek baskıların dijitalleşmesinde gerekse dijital baskı işlerinin oluşturulmasında verilerin güvende tutulması büyük bir önem taşıyor. Öte yandan geleceğin ofisinde çalışanların yaratıcılığını ve verimliliğini artırmak için daha teknolojik ve iyi ofis araçlarına ihtiyaç duyuluyor.